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約束の時間を守れない人!信用を失わない時間管理の3手法

脱社畜と海外就職

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約束の時間を守れない人

集合時間に遅れる習慣を作る方法

皆さんの会社では、集合時間に参加者が必ず間に合うように集まることが徹底的できているでしょうか?

そんなの当たり前という人もいるかと思いますが、人によっては、あるいは企業によっては時間を守ることに対してルーズだと思います。特に考えられないのが、企業体質として時間にルーズな会社です。

けれど、決められた業務時間内に生産性を高める上で、時間を有効活用するため、時間を守るということは重要なことだと思います。

時間管理できる組織を作るための3つの方法

組織を運営する上で、その個人個人の状況を管理するのは非常に困難です。結局は、以下のようなことを会社としてルールのように守ってもらうことが必要かと思います。もちろん、時間を守れる管理職の育成を始まりとして、順番に全ての社員に意識を付けられるようにすることです。

1.時間を守ることの重要性を説明

日本の職場であれば、時間を守って当然と言う意識があって当たり前かと思います。それは、幼稚園や小学校、中学校などの集団生活を経験することで自然と身につくものかと思います。

一方で、時間を守ってきた人が全てではないかもしれません。環境によっては、時間は多少守らなくても良いと考えて育った人もいるかもしれません。ケースバイケースです。

ですが、自分の組織で時間を守ることが絶対であれば、何故に時間を守って欲しいのかを説明する必要があり、時間を守らないことで、どのようなデメリットが生じるかを一から説明し、各自にこれまでを振り返ってもらうことが大切だと思います。

2.時間を守るための取り組み作り

一番あるのは、時間は守るものと勝手な考えで、遅れる人は駄目と決めつけることです。ですが、駄目と決めつける前に、改善できるように取り組むことが大切です。

例えば、会議の始まる少し前に、会議室の場所と、あと何分で会議を始めるかを、会議に参加するひとたちに声をかけるなど、自分から取り組みを作ることが大切です。

確かに、毎回声がけしていくのではなく、集まる時間が守れるようになってきたら、自発的に会議に参加するように、意識を付けさせることも大切かと思います。

他にも、今月の目標とでも掲げて、遅刻ゼロを皆で共有するなど、ある程度の強制も必要になってくるのかもしれません。

3.時間を守れる仕組み作り

よくあるのは、会議の参加者が多すぎるので、時間通りに参加できない人が続出することです。人によっては不測の事態に対応するため、時間通りに会議に参加できないことです。そのため、以下のような仕組みは如何でしょうか?

  • 参加者は3人を上限とする
  • 開始時間になれば、必ず開始する
  • 会議の時間は事前に決め、必ず時間内に結論をつける

組織として人数が多くなればなるほど、統率するのも難しくなると思います。そうなれば、ある意味、各社員の状況を全て管理できるような仕組みも必要となります。

そのために、簡単に連絡が取れるようなコミュニケーションツールを導入するなど、ITツールの活用も必要かもしれません。社外にいても、電話で会議に参加できるなど、柔軟な対応ができることも検討の余地があると思います。

他にも、出社の時刻を守れない人が多いなら、遅刻を1年間1度もちなかった人にはインセンティブを出すなど、その組織ごとに敵した仕組みも効果があると思います。

守れないことに対して罰則を与えるだけでなく、守ることで表彰するような仕組みも場合によっては良い効果を生むと思います。

海外では時間を守れない人も多い

海外では時間にルーズな人が多くいます。その理由に色々あります。

  • すこしぐらい遅れても誤れば済む
  • 相手を待たせることを悪いと思っていない
  • 約束の時間は、守らなくても良いと考えている

ですから、相手は知らなかっただけと思って、一から何度も約束の時間は守るべきだと、繰り返し言う必要があるかもしれません。

出来ないからと言って、最初からアホやなどと罵倒する前に、日本の風習と海外の風習の違いを受け入れて、自分の目指す方向に導く必要があると思います。

タイでは不測の事態が頻発

タイで働いている人は理解できると思いますが、客先訪問の際に、豪雨の影響で道が渋滞し、約束の時間に到着できないということです。実は、本当に良くあります。このような場合には、ある程度、仕方ないと理解することも時には必要かもしれません。

一方で、移動する前にはかなり時間に余裕を持って行動するなど、意識を日本と違った持ち方を身に付けるなど、海外用の行動を考えることも大事です。

せやかて、遅刻は厳禁だからと言って、余裕を持って出発すると、訪問先に約束の30分前に到着することも多いです...。