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せやかて.COM

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平和に会議を終わらせようと議論を先延ばしにする悪い習慣

脱社畜と海外就職

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平和に会議を終わらせようと議論を先延ばし

会議での議論の重要性

社内/社外の関係者と実施する会議は、業務において重要な役割を果たしていることは周知の通りかと思います。

会議の目的は色々とありますが、その会議内で関係者が何かを決定するために開かれることが目的と思います。

  • プロジェクトの進捗状況と今後のアクションプランの決定
  • 次年度の予算項目と金額の決定
  • 顧客クレームについての対応策の決定
  • 新商品のマーケティングプランの決定
  • 新規事業のビジネス計画の決定

会議で重要なのは、何かの議題(Issue)について議論し、決定すること。というように、目的があって初めて開催されるべきだと思います。

皆さんの会社に、何も決まらない無駄な会議はありませんか?

情報共有だけの会議?

一番参加したくないのが、何も決定する事項のない会議です。

会議を開催する責任者は、その日の議題を事前に考えますが、議題ではなく単なる報告事項を列挙するだけ。実際の会議でも、報告事項を説明するだけで、会議参加者に何か意見はありませんか、と確認するだけ。

そんな会議なら、メール等で情報共有し、意見はメールで受け付ければよいと思います。

確かに、回答率はメールでは低くなるなど問題はありますが、会議を開催する趣旨とはズレるように考えます。会議は何かしら決定すべき議題があり、メールでは短時間で結論を付けられない場合などに開催されることで、効率が良くなると思います。

会議参加者も、ただ呼ばれただけで、特に何も意見や考えがないまま参加している人が増えることを防ぐためにも、必要最小限の人数で会議は開催されるべきかと思います。

海外における会議の進行に重要なのは議論

先日、面白い記事をネットで拝見しました。

上記記事の中で、面白い内容が述べられていました。

筆者が最近日本で会った国際的な企業連合の幹部によると、彼や海外パートナーたちは、アメリカ人とイギリス人のパートナーたちが英語でまくしたて合うような会議では、なるべく口を出さないようにしているという。その代わり、会議の後に個別に意見交換や意思統一を図る。会議でさんざん喋りまくった英米人は、その中に入れてもらえないのだ。

これは、海外における会議において、ネイティブの英語スピーカーが多々いる場合にありがちなことを紹介されています。確かに、ネイティブスピーカーたちは議論を行うことで、より良い結論を導き出そうとします。

一方で、非ネイティブスピーカーたちの立場になれば、上記の記事のようなことが残念ながら起こってしまうのは、これまでの私の経験でも多々ありました。

私はタイで就労しています。タイで会議をすると、日本人とタイ人が参加する会議になることが当然ながら多く発生します。

そして会議では英語で進められることがほとんどです。これは会社によって違う可能性もありますし、その会議の参加者にも関係します。ただ、一般的には英語を用いた会議が多いと思います。

タイでは日本人もタイ人も非ネイティブスピーカーです。確かに欧米に留学した人たちや帰国子女の方もいるため、中には英語を流暢に話す方もいます。しかし、大部分の人たちは、英語を得意としていません。そのため、色々な問題が発生します。

言語が理由で会議の意味がなくなるケース

会議に参加する人の中に、英語が堪能で、かつ問題点をどんどん指摘するような人がいた場合、あまり英語を得意としない日本人の管理職の人たちから粗野に扱われることを今まで目にしてきました。

優秀なタイ人の方が、英語で問題点とその理由を説明しても、日本人が着いていけてない場合に問題が発生します。

日本人が仮にそのタイ人よりも役職が上だった場合、「その議題は後でまた検討しましょう」といって、そのときの議論を先送りにし、後に問題点を議論しないまま終わってしまうことです。

傍から見ていて、議論できないことは課題を先送りにするだけでなく、問題点を指摘したタイ人やその周りの人から、「結論を出せない人」という烙印を押されてしまいます。

会議ではこのような問題の先延ばしをすることは致命傷ですし、せっかくの会議が台無しになってしまいます。

会議の運営方法の見直し

会社によって会議の進め方には色々とあると思いますが、やはり議長に誰がなるかが非常に大切だと思います。

議題について背景から現状までを一番よく理解しており、議論を取りまとめられる人物である必要があると思います。また、議長だからこそ、一番わかりやすい議事録作られると思います。

私は日本の会社で経験した、新人だから議事録をとる係にならされるのを疑問に思っています。会議の場で、よく現状を全て理解している人が、その場で重要点を議事録としてまとめ、今後の行動計画まで決定できることがベストだと思います。

会議が終わった後に、議事録を作成するようでは、結局何が決まって、今後何をするのかが曖昧になると思います。

せやかて、皆でワイワイと「あーでもない」、「こーでもない」というブレインストーミングの会は楽しいですよね・・・。